Proceso de cierre de la contabilidad anual y la auditoría de cuentas

Según las distintas normativas aplicables vigentes en la actualidad, el proceso de cierre de la contabilidad anual, formulación de cuentas anuales, legalización de libros contables, auditoría de las cuentas anuales, aprobación de cuentas anuales y por último depósito de las mencionadas cuentas anuales sería el siguiente, suponiendo una empresa cuyo ejercicio económico coincida con el año natural:

a) El ejercicio social finaliza el 31 de diciembre, momento en que se inicia el proceso de cierre de la     contabilidad con el fin de proceder en plazo a la formulación de las cuentas anuales.

b) Es el artículo 253 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, el que determina el plazo de formulación de las   cuentas anuales: “Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.” En consecuencia, el plazo en la práctica para la formulación de las cuentas anuales por el órgano de administración se extendería como máximo hasta el 31 de marzo del año posterior al del ejercicio social.

c) El siguiente hito del proceso corresponde a la legalización de los libros obligatorios de los empresarios. Nos centraremos en el libro diario de la contabilidad y el libro de inventarios y cuentas anuales, para lo que nos remitimos al Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio.

Así, su artículo 25.1 reza lo siguiente: “1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.”

Por su parte, el artículo 27.2 indica, refiriéndose a los libros legalizables en el Registro Mercantil: “2. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En cuanto al libro de actas, se estará a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.”

Es decir, la fecha límite para la legalización del libro diario (que incluye todos los asientos de la contabilidad de la empresa) y el libro de inventarios y cuentas anuales (que incluye, además del inventario al cierre del ejercicio y las cuentas anuales completas, información de balances de comprobación de la contabilidad con periodicidad mínima trimestral), será del 30 de abril del año posterior al del ejercicio social.

d) Continuando con el proceso descrito, nos remitimos ahora de nuevo a la Ley de Sociedades de Capital, que en su artículo 164.1 establece: “La junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.” En definitiva, y apurando los plazos legalmente previstos, el límite para la aprobación de las cuentas anuales del ejercicio sería el 30 de junio del ejercicio posterior.

e) El último paso del proceso sería el depósito de las cuentas anuales una vez estén éstas aprobadas por la junta general. El plazo para el depósito se establece tanto en a) el artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital, que dice textualmente: “Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también, el informe de gestión, si fuera obligatorio, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.”, como en b) el Reglamento del Registro Mercantil, que en su artículo 365.1 que reza lo siguiente: “Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.” Suponiendo por tanto una aprobación de las cuentas el 30 de junio, y tomando la literalidad del plazo de “un mes” para el depósito establecido en la normativa, nuestro límite para el depósito de las cuentas anuales alcanzaría el 30 de julio del año siguiente al ejercicio social.

Conclusiones

En resumen de todo lo anterior, la empresa tendría como límites el 31 de marzo para formular sus cuentas anuales, el 30 de abril para legalizar los libros diario e inventario y de cuentas anuales, el 30 de junio para aprobar las cuentas anuales y el 30 de julio para depositarlas en el Registro Mercantil.

Una vez detallados todos los plazos aplicables a las diferentes tareas dentro del proceso de formulación, legalización y depósito de las cuentas anuales de una empresa, debemos ahora imbricar en ellas la labor de la auditoría de las cuentas anuales, y más concretamente los plazos para la realización del trabajo y la emisión y entrega del preceptivo informe de auditoría.

Si bien la práctica habitual en el trabajo de auditoría comprende los procedimientos preliminares, de análisis sobre la información contable parcial antes del cierre del ejercicio, e incluso sobre el cierre contable previo a la formulación de las cuentas anuales, lo cierto es que la labor del auditor se define como la emisión de una opinión sobre si las cuentas anuales formuladas por el órgano de administración, en su conjunto, reflejan la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la empresa.

En consecuencia, es evidente que el auditor debe obtener las cuentas anuales formuladas, que comprenden más información que la mera contabilidad, y desarrollar los procedimientos oportunos para emitir su opinión. Y aquí viene la controversia; ¿cómo compatibilizar el tiempo necesario para realizar todos los procedimientos que permitan al auditor formarse una opinión con el nivel de seguridad necesario, con esos plazos legales en los que la empresa tiene que presentar sus cuentas anuales y su contabilidad?
Empezando por el plazo para la legalización de los libros, que como hemos visto es tan sólo un mes posterior a la fecha de formulación de las cuentas anuales? Teniendo en cuenta que el plazo para la aprobación de las cuentas anuales se extiende hasta el 30 de junio, plazo que sí parece suficiente para que el auditor desarrolle su trabajo y emita su informe, ¿no tendría más sentido el equiparar el plazo para la legalización de libros con el del depósito de las cuentas anuales?

Las empresas, que hasta hace cierto tiempo habían sido en ocasiones relativamente laxas en el cumplimiento de los plazos de legalización de libros contables y de depósito de cuentas anuales, tienen ahora más inquietud por el escrupuloso cumplimiento de dichos plazos, como debe ser dicho sea de paso, en virtud de la evolución de la redacción de determinados supuestos de culpabilidad estipulados en la Ley Concursal (art. 164 y siguientes) que proclaman el incumplimiento de las obligaciones de llevanza de contabilidad y legalización y depósito de cuentas como presunciones de culpabilidad concursal.

En definitiva, se pone sobre la mesa la enrevesada situación para el cumplimiento exhaustivo de todos los plazos legales relativo al registro de la contabilidad y cuentas anuales de las empresas y su encaje con la labor del auditor y los plazos de que éste disponga para la realización de su trabajo en condiciones de seguridad suficientes. Dada la antigüedad de la normativa aplicable a la legalización de los libros contables, quizá debería revisarse la misma para adaptarla a los tiempos actuales y homogeneizarla, en la medida de lo posible, al depósito de las cuentas anuales.